一、確定業主人數。
二、主辦單位確認方案、效果圖、費用預算等等。
三、前期各項準備工作的安排、成立抽本小組，確保活動方案的實行。
四、確定各項人員。
五、宣傳資料的準備。如宣傳的橫幅標語、宣傳單、宣傳手冊等等。
六、按照項目實施方案的要求廣告宣傳工作開始運行。至少小區內部人員通過標語、橫幅等都要知道這一件事情。在小區外也要多做宣傳，并歡迎各位前來參加。
七、籌備活動所需各項硬件物料，如：拱門、音響、燈光安裝等材料，以及現場所需各種材料。
八、確定活動所需邀請的人員。如公司的領導、業主和新聞媒體(當地有影響力的兩家報紙記者聯系)。
九、設計印刷請柬，并在活動日前五天送達被邀請人士手中。
十、確定相關演出人員，如主持人、演員人員等。特別是要提前一周與業主們商量讓孩子參加這次的活動演出，讓孩子們有時間參加排練。
十一、活動現場包裝布置。(舞臺、主席臺、拱門、地毯、燈光、花籃、桌椅)
十二、確定活動負責人、活動聯絡人員、主持人溝通、禮儀小姐、保安工作人員、攝影攝像人員、發放禮品人員等等。特別是要確定晚會的總負責人和每一模塊的負責人，權責具體到每一個人，避免晚會時發生一些不必要的問題，也方便具體而迅速的解決問題。
