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廣東省廣告協(xié)會(huì)會(huì)員單位創(chuàng)意、策劃、執(zhí)行
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商務(wù)會(huì)議策劃有哪些流程?

商務(wù)會(huì)議是指帶有商業(yè)性質(zhì)的,一般包括企業(yè)的新品宣傳、公司年會(huì)、商務(wù)宴會(huì)等大型會(huì)議,出席人員有企業(yè)法人代表,或者是各個(gè)管理層人員,商務(wù)會(huì)議對(duì)于會(huì)議環(huán)境的要求都比較高,那么商務(wù)會(huì)議策劃有哪些流程?
一、會(huì)場(chǎng)布置
會(huì)場(chǎng)貫穿了會(huì)議全程,必須從多方面考慮以減少紕漏的出現(xiàn),確保會(huì)議攝像機(jī)等會(huì)議器材的正常使用,準(zhǔn)備會(huì)議需要的茶水點(diǎn)心,安排好用餐的時(shí)間都要在會(huì)場(chǎng)布置時(shí)就下足功夫。而作為凸顯氛圍與主題的會(huì)議桌花,更是要靜心布置。
二、會(huì)議通知
不管是哪種性質(zhì)的會(huì)議,寄送請(qǐng)柬總是比電話口頭通知要更加的合乎禮節(jié),商務(wù)會(huì)議請(qǐng)柬的設(shè)計(jì)應(yīng)該更顯高端大氣;另外要注意的是檢查請(qǐng)柬上宴請(qǐng)人員的個(gè)人信息,確保信息的正確完善,最后應(yīng)該及時(shí)記錄發(fā)出后的反饋情況。



三、會(huì)議接待
在正式的商務(wù)會(huì)議、年會(huì)中,公司應(yīng)該選出最擅長(zhǎng)交際和最有禮貌的員工以進(jìn)行接待、登記、幫助等職責(zé),一支專業(yè)的禮儀隊(duì)伍以及會(huì)議工作人員就顯得尤為關(guān)鍵,迎賓時(shí)要清楚的為參會(huì)者指明方向,如果請(qǐng)柬上有指明區(qū)域,要明確告知該區(qū)域的地點(diǎn)以及走向,在接待登記時(shí)要快,不要磨蹭。為了加快接待速度,在憑票入場(chǎng)的大型會(huì)議入口可設(shè)兩個(gè)乃至更多的登記區(qū)。如果無票或沒帶票者較多,可集中在一個(gè)登記區(qū)處理。接待時(shí)最好是已有來賓名單,直接劃勾即可。
四、應(yīng)急措施   
在會(huì)議結(jié)束前你都不能放松你的神經(jīng),對(duì)于會(huì)場(chǎng)中可能出現(xiàn)的突發(fā)情況,都應(yīng)該準(zhǔn)備好一些應(yīng)對(duì)之策,組織人員必須保持良好的心理素質(zhì),盡量把影響降到最低。
五、跟蹤聯(lián)系
在會(huì)議結(jié)束后,對(duì)于參會(huì)者進(jìn)行一些就會(huì)議體驗(yàn)情況的咨詢與了解也是一個(gè)禮節(jié)性的表現(xiàn),這樣做不僅有利于改進(jìn)會(huì)議服務(wù)的不足,同時(shí)也能及時(shí)發(fā)現(xiàn)修復(fù)用戶的不滿,增進(jìn)彼此之間的了解以及聯(lián)系,為再次合作奠定基礎(chǔ)。